Общие сведения и интерфейс

Назначение сервиса

Сервис согласования – это специализированный инструмент, предназначенный для автоматизации процессов рассмотрения, одобрения и подписания документов (сведений, реестровых записей) в электронном виде с обеспечением юридической значимости принимаемых решений, который:

• ускоряет процесс согласования благодаря гибким настройкам маршрутизации документов между согласующими лицами;

• повышает удобство отслеживания за счет наглядной визуализации этапов, автоматических уведомлений и напоминаний о регламентных сроках;

• обеспечивает прозрачность процесса путем хранения полной истории действий участников, изменений статусов, комментариев и версий электронных файлов, доступных для просмотра в любое время.

Работа функционала обеспечивается следующими функциональными возможностями:

• работа с шаблонами;

• создание и настройка маршрута согласования;

• управление процессом согласования;

• согласование и подписание;

• разграничение прав участников согласования;

• обеспечение доступа к согласованию только для участников согласования;

• журналирование действий участников;

• хранение истории согласования и всех версий предмета согласования, приложенных в процессе согласования.

Роли

Доступ к возможностям сервиса и объем выполняемых действий зависят от назначенной пользователю роли. Предусмотрены следующие роли и зоны их ответственности:

• Администратор – глобальный администратор с неограниченными правами по модификации системы.

• Делопроизводитель – это пользователь, выполняющий функции менеджера процесса согласования в рамках своего проекта, с правами на администрирование шаблонов, мониторинг текущих процессов согласования и управление ими в случае необходимости.

• Пользователь системы, имеющий доступ к сервису согласований – это базовая роль, которая присваивается всем сотрудникам организации для работы с электронными документами в рамках их повседневных должностных обязанностей.

• Инициатор согласований – специалист, осуществляющий подготовку документа, инициирующий и контролирующий процедуру его согласования и подписания.

• Заместитель инициатора — специалист, обладающий полномочиями инициатора в периоды его временного отсутствия или по его поручению в конкретном процессе для создания новой версии согласования или его остановки.

• Согласующее лицо – лицо, уполномоченное проводить экспертизу (оценивать) поступивший на согласование документ в рамках своей компетенции и фиксировать результат рассмотрения.

• Подписант – должностное лицо, уполномоченное на принятие решения и заверение предмета подписания своей электронной подписью.

• Участник внутреннего согласования – лицо, которому было выдано поручение на внутреннее согласование одним из участников согласования с целью получения мнения от сотрудника структурного подразделения о возможности согласования проекта.

• Доверенное лицо – это роль пользователя, наделенного полномочиями совершать действия в согласовании от имени другого участника согласования (доверителя).

Интерфейс

Чтобы перейти в Сервис согласования, нажмите кнопку Согласования в правом верхнем углу окна Основного приложения.

На главной странице Сервиса согласования отображаются:

• 1 – вкладки входящих и отправленных согласований (см. Просмотр входящих и отправленных запросов на согласование);

• 2 – инструменты поиска и фильтрации списка отображаемых согласований;

• 3 – кнопки управления окном сервиса согласования;

• 4 – ссылка на вкладку управления шаблонами согласования (см. Шаблоны маршрутов согласования);

• 5 – кнопки переключения между активными/завершенными согласованиями;

• 6 – список отображаемых согласований (см. Работа с запросами на согласование).

При использовании кнопки «Свернуть окно», окно сервиса согласования сворачивается в левый нижний угол окна Основного приложения, и может быть открыто снова с помощью кнопки :